Archivierung und Digitalisierung & Abgeltungssteuer

 

1. Archivieren und Digitalisieren – Gedanken zum Jahreswechsel

Mit Ablauf jeden Jahres gilt es wieder, im Archiv Platz zu schaffen. Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen enden, und somit kann bei den Unterlagen der Finanzbuchführung wieder eine Periode entsorgt werden. Eine Entlastung für die Unternehmen mit einer sinnvollen Verkürzung der Aufbewahrungsfristen verschiebt die Bundesregierung seit 2013 Jahr für Jahr. Hintergrund dürfte das Interesse der Finanzverwaltung sein, so lange wie möglich auf steuerrelevante Unterlagen zugreifen zu können. Steuerhinterziehung verjährt erst nach zehn Jahren. Die gleiche Frist gilt für die Aufbewahrung der meisten Unterlagen des Rechnungswesens.

Somit drängt sich in diesem Zusammenhang die Frage nach Platz und Kostenersparnis auf, denn die Geschäftsunterlagen werden nicht weniger, obwohl in dem Bereich des Rechnungswesens immer mehr Unterlagen in digitaler Form erstellt, versandt und verarbeitet werden. Aus Beweissicherungszwecken werden jedoch (viel zu oft) Papierausdrucke erstellt und zur Akte genommen, obwohl die Finanzverwaltung diese sogenannten Medienbrüche (digitales Dokument wird zu Papier und nach manueller Erfassung wieder zu einem Datensatz) nicht immer akzeptiert.

Die Unternehmen stehen derzeit vor der Herausforderung, zwei Archive zu führen, eines für die Papierunterlagen und eines für digitale Dokumente.

Warum also nicht gleich alles digital archivieren?

Hier gibt es je nach Unternehmen pro und contra. Eine Entscheidung für diesen Weg sollte gut überlegt werden. Ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben, weisen wir auf folgende Punkte hin:

• Die Finanzverwaltung lässt grundsätzlich eine nahezu vollständige Digitalisierung aller Belege des Rechnungswesens zu, wenn der Prozess hinreichend genau dokumentiert ist und eingehalten wird. Ausgenommen davon sind Belege mit Siegeln, Stempeln, Bescheinigungen für Steuerabzüge und Steuerermäßigungen.
• Digital versandte und empfangene Dokumente des Rechnungswesens sind bereits jetzt zwingend digital und revisionssicher zu archivieren.
• Zivilrechtlich notwendige Belege, zum Beispiel zur Garantieabwicklung sollten im Original aufbewahrt werden. Ein Richter muss sich nicht mit dem Ausdruck eines Scans überzeugen lassen.
• Die Kosten (Technik und Personal) für eine vollständige Digitalisierung der Unterlagen sind nicht unerheblich.
• Die Datensicherung und revisionssichere Belegablage muss über den Zeitraum der Aufbewahrungsfristen bezahlbar und verfügbar sein.

Bevor Sie sich für die vollständige Digitalisierung und Vernichtung der originalen Unterlagen des Rechnungswesens entscheiden, sollten Sie die relevanten Prozesse im Unternehmen von einem Steuerberater analysieren und dokumentieren lassen.

 

2. Abgeltungssteuer steht auf dem Prüfstand

Das Land Brandenburg hat am 4. November 2016 eine Initiative im Bundesrat eingebracht, die auf die Abschaffung der Abgeltungsteuer zielt (BR-Drucksache 643). Hintergrund sind insbesondere die aufgezeigten Gerechtigkeitslücken und die Zielverfehlung der geringeren Besteuerung der Kapitaleinkünfte.

Sollte die Abgeltungsteuer abgeschafft werden, wird „die Welt nicht untergehen“. Denn einen Vorteil von ca. 2,1 % verschafft die 25%ige Besteuerung der Kapitaleinkünfte nur in besonders gelagerten Fällen in sehr hohen Einkommensbereichen, hier insbesondere beim Vorliegen hoher Zinseinnahmen.