Aufbewahrungsfristen, Abgabefristen für Steuererklärungen & Sachbezugswerte

1. Aufbewahrungsfristen

Alljährlich im Januar ist wieder die Zeit, Platz in den Archiven zu schaffen und unter Beachtung der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen Akten zu vernichten.

Handels- (§§ 257 ff. HGB) und Steuerrecht (§ 147 AO) sehen grundsätzlich zwei Fristen vor.

• 10 Jahre
• 6 Jahre

Es ist zu beachten, dass die 10-jährige Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzten Arbeiten am betreffenden Wirtschaftsjahr erfolgt sind. So erstellen Sie Ihren Jahresabschluss für 2017 im Jahr 2018. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Jahres 2018 und Sie dürfen die Unterlagen für 2017 erst ab dem 01.01.2029 entsorgen.

Sie können im Jahr 2018 folgende Unterlagen vernichten:

a) zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

• Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 2007 und früher erfolgt ist
• Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 2007 oder früher aufgestellt worden sind sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten) aus dem Jahr 2007

b) sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

• Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2011 oder früher (§ 41 Abs. 1 EStG)
• empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2011 und früher
• sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2011 oder früher

Bei elektronischen Buchführungssystemen müssen während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar und lesbar gemacht werden können.

Bitte beachten Sie die §§ 169, 170 der Abgabenordnung. Danach ist die Vernichtung von Unterlagen, unabhängig von den oben dargestellten Aufbewahrungsfristen, nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Ihr Steuerberater kann Ihnen hierzu sicher Auskunft geben.

Rechnungen für Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen vom Leistungsempfänger, wenn er kein Unternehmer ist oder als Unternehmer die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich bezogen hat, zwei Jahre aufbewahrt werden. Alternativ ist der Zahlungsbeleg oder eine sonstige beweiskräftige Unterlage aufzubewahren.

2. Verlängerung der Abgabefristen für Steuererklärungen

Die in der Praxis positiv aufgenommene Verlängerung der Abgabefristen für Steuererklärungen bis zum 28. Februar des Folgejahres tritt erst ab dem Veranlagungszeitraum 2018 in Kraft. Somit verbleibt es für die Erklärungen 2017 noch bei den alten Fristen bis 31. Mai bzw. 31. Dezember.

Erklärungen des Jahres 2018 können bis zum 29. Februar 2020 eingereicht werden.

Wir müssen davon ausgehen, dass die Finanzverwaltung Fristverlängerungen ganz konsequent ablehnen wird.

Der Verspätungszuschlag ist zukünftig keine Entscheidung des Mitarbeiters des Finanzamtes mehr, sondern er entsteht kraft Gesetzes.

Auch aufgrund handelsrechtlicher Vorgaben sollten Sie sich nicht durch die steuerrechtliche Erweiterung der Frist dazu verleiten lassen, die Jahresabschlüsse später aufzustellen.

3. Sachbezugswerte 2018 für Lohnsteuer und Sozialversicherung

Erhalten Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber Sachbezüge (z.B. freie Unterkunft oder Kantinenmahlzeiten), sind diese als geldwerte Vorteile lohnsteuerpflichtig und regelmäßig auch der Sozialversicherung zu unterwerfen. Die einzelnen Monatsbeträge für 2018 entnehmen Sie bitte § 2 Sozialversicherungsentgeltverordnung n.F.

Hinweisen möchten wir insbesondere auf die lohnsteuerliche Erfassung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten, die in einer vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine oder in einer Gaststätte an die Arbeitnehmer abgegeben werden. Diese sind pro Mahlzeit mit 3,23 € anzusetzen. Dieser Wert ist auch dann maßgebend, wenn der Arbeitgeber sogenannte Restaurantschecks/ -gutscheine mit einem bis zu 3,10 € höheren Wert, also für 2018 bis zu einem Betrag von 6,33 € für eine Mahlzeit täglich zur Einlösung in Gaststätten abgibt.

Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber auf Gutscheine verzichtet und stattdessen Barzuschüsse an seine Arbeitnehmer für den Erwerb einer Mahlzeit leistet. Überschreitet der Zuschuss den Betrag von arbeitstäglich 6,33 € nicht, ist lediglich der Sachbezugswert von 3,23 € pro Mahlzeit anzusetzen.

Zahlt der Arbeitnehmer bei verbilligter Abgabe von Mahlzeiten einen Eigenbetrag, vermindert diese Zuzahlung den Sachbezugswert. Bei Zahlung in Höhe des vollen Sachbezugswertes durch den Arbeitnehmer verbleibt somit kein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Betrag. (vgl. hierzu BMF-Schreiben vom 24. Februar 2016 – IV C 5 – S 2334/08/10006 – BStBl 2016 I S. 238 und R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 Buchst. A LStR).

Wem das alles zu kompliziert ist, sollte seinen steuerlichen Berater dazu befragen.