Aufbewahrungsfristen & Verlängerung Abgabefristen
1. Kleine Änderungen bei den Aufbewahrungsfristen zum 1. Januar 2017 sollen umgesetzt werden
Alljährlich im Januar ist wieder die Zeit, Platz in den Archiven zu schaffen und anhand der Aufbewahrungsfristen nach § 147 der Abgabenordnung Akten zu vernichten.
Die Aufbewahrungszeiträume haben Bund und Länder auch im Jahr 2016 nicht verändert. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz II (BEG II) sollen sie unwesentlich geändert werden. Aus unser Sicht vollzieht der Gesetzgeber im steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bereich nur halbherzige Schritte, indem er die:
- Lieferscheine zur Vernichtung freigibt, sobald die Rechnungen empfangen wurden; der Inhalt der Lieferscheine muss dann in den Rechnungen widergegeben werden,
- Beträge für Kleinbetragsrechnungen auf 200 EUR angehoben hat,
- Grenzen für die quartalsweisen Lohnsteueranmeldungen von 4.000 EUR auf 5.000 EUR angehoben hat,
- Fälligkeitsregelung für Sozialversicherungsbeiträge wieder vereinfacht.
Es ist zu beachten, dass die zehnjährige Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzten Arbeiten am betreffenden Wirtschaftsjahr erfolgt sind. So erstellen Sie Ihren Jahresabschluss für 2016 im Jahr 2017. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Jahres 2017 und Sie dürfen die Unterlagen für 2016 erst ab dem 1. Januar 2028 entsorgen.
Sie können im Jahr 2017 folgende Unterlagen vernichten:
a) zehnjährige Aufbewahrungsfrist:
- Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 2006 und früher erfolgt ist,
- Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 2006 oder früher aufgestellt worden sind, sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen,
- Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten) aus dem Jahr 2006.
b) sechsjährige Aufbewahrungsfrist:
- Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2010 oder früher (§ 41 Abs. 1 EStG),
- empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2010 und früher,
- sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2010 oder früher.
Bei elektronischen Buchführungssystemen müssen während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar und lesbar gemacht werden können.
Bitte beachten Sie die §§ 169 und 170 der Abgabenordnung. Danach ist die Vernichtung von Unterlagen, unabhängig von den oben dargestellten Aufbewahrungsfristen, nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Ihr Steuerberater kann Ihnen hierzu sicher Auskunft geben.
2. Verlängerung der Abgabefristen für Steuererklärungen
Die in der Praxis positiv aufgenommene Verlängerung der Abgabefristen für Steuererklärungen bis zum 28. Februar des Folgejahres tritt erst ab dem Veranlagungszeitraum 2018 in Kraft. Somit bleibt es dieses und nächstes Jahr (für die Erklärungen 2017) noch bei den alten Fristen bis 31. Mai bzw. 31. Dezember.
Erst Erklärungen des Jahres 2018 können bis zum 29. Februar 2020 eingereicht werden.
Wir begrüßen diese Veränderung aus zwei Gründen nicht: Zum einen wird der Arbeitsrhythmus in den steuerberatenden Berufen durch vermehrte Überhänge von Erklärungen und Jahresabschlüssen ins Folgejahr beeinträchtigt und wir erwarten zum anderen, dass die Finanzverwaltung noch konsequenter Fristverlängerungen ablehnen wird.
Der Verspätungszuschlag ist zukünftig keine Entscheidung des Mitarbeiters des Finanzamtes mehr, sondern er entsteht kraft Gesetzes.
Aufgrund handelsrechtlicher Vorgaben sollten Sie sich nicht durch die steuerrechtliche Erweiterung der Frist dazu verleiten lassen, die Jahresabschlüsse später aufzustellen.