Betriebsfeiern, Forderungsverjährung & Archivierungsfristen

 

1. Betriebsfeiern

 

Sind die Kosten für betriebliche Weihnachtsfeiern steuerlich abziehbar?

Eine Weihnachtsfeier dient in aller Regel als Dank an die Mitarbeiter für ihre geleistete Arbeit und sorgt zugleich für eine gute Stimmung im Unternehmen. Grundsätzlich gilt: Aus den genannten Gründen führt ein Unternehmen eine Weihnachtsfeier aus überwiegend betrieblichem Interesse durch, wodurch die Aufwendungen auch steuerlich in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar sind. Allerdings müssen dazu einige Voraussetzungen erfüllt sein, damit die Feier am Ende nicht durch Lohnsteuer und Vorsteuerkürzung teurer wird als gedacht.

Müssen alle Mitarbeiter zur Weihnachtsfeier erscheinen?

Die erste Voraussetzung ist, dass die Feier allen Mitarbeitern offenstehen muss. Unproblematisch ist es, wenn Mitarbeiter absagen und daher nicht alle Mitarbeiter anwesend sind. Handelt es sich nicht um eine Weihnachtsfeier des gesamten Unternehmens, sondern um eine Veranstaltung einer bestimmten Abteilung, genügt es, wenn alle Mitarbeiter dieser Abteilung an der Feier teilnehmen können.

Wie viele Betriebsfeiern dürfen jährlich durchgeführt werden?

Problematisch wird es auch, wenn die Betriebsfeier den aus Sicht der Finanzverwaltung als üblich angesehenen Rahmen sprengt. Hinsichtlich der Häufigkeit ist eine Betriebsveranstaltung üblich, wenn nicht mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr durchgeführt werden. Hierzu zählt neben der Weihnachtsfeier zum Beispiel auch das Sommerfest oder der Betriebsausflug. Ab der dritten Veranstaltung werden die gesamten Aufwendungen als Arbeitslohn qualifiziert. Zudem entfällt für diese Aufwendungen der gesamte Vorsteuerabzug. Allerdings kann der Arbeitgeber wählen, welche Veranstaltung er der Lohnversteuerung unterwirft.

Welche Grenzen sind zu beachten?

Ist die Weihnachtsfeier nicht schon aufgrund der Häufigkeit unüblich, muss sie letztlich auf Üblichkeit in qualitativer Hinsicht geprüft werden. Die Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter, die bis zum Jahr 2014 galt, wurde durch eine Ergänzung im Gesetz mit Wirkung zum 1. Januar 2015 durch einen Freibetrag ersetzt (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Das bedeutet, dass bei Überschreiten der 110-Euro-Grenze nicht der gesamte, sondern nur der darüber hinausgehende Betrag als Arbeitslohn qualifiziert wird und als solcher der Lohnsteuer unterliegt. Umsatzsteuerlich ist laut BFH-Rechtsprechung und Finanzverwaltung auch bei nur geringem Überschreiten der 110-Euro-Grenze der gesamte Vorsteuerabzug zu versagen.

Wie ist die 110-Euro-Grenze zu ermitteln?

Im ersten Schritt werden die Gesamtkosten für die Weihnachtsfeier ermittelt. Hierzu gehören nicht nur unmittelbar zuordenbare Kosten für Speisen, Getränke, Übernachtungen und Eintrittsgelder, sondern auch Gemeinkosten, wie Raummieten und Planungskosten. Die genannten Kosten werden inklusive enthaltener Umsatzsteuer ermittelt (Bruttobeträge) und auf die Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmer verteilt. Die günstigere BFH-Rechtsprechung aus dem Jahr 2013 (BFH-Urteile v. 16.5.2013, VI R 79/10; VI R 94/10) wurde mit der Gesetzesänderung verworfen. Zur Anwendungserleichterung der neuen Rechtslage hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 14. Oktober 2015 ein Schreiben zur lohn- und umsatzsteuerlichen Behandlung von Betriebsveranstaltungen veröffentlicht (IV C 5 – S 2332/15/10001).

Was gilt, wenn Arbeitnehmer Weihnachtsfeiern ausrichten?

Arbeitnehmer, die ihnen unterstellte Mitarbeiter oder Kollegen bewirten, können die entstandenen Kosten als Werbungskosten absetzen, wenn der Arbeitnehmer und nicht der Arbeitgeber als bewirtende Person auftritt. Den Arbeitnehmer treffen dabei jedoch erhöhte Sorgfalts- und Beweisvorsorgepflichten, um die berufliche Veranlassung nachzuweisen (BFH-Urteil v. 12.4.2007, VI R 77/04, BFH/NV 07, 1643). Bei einer Weihnachtsfeier hängt der Werbungskostenabzug insbesondere davon ab, ob Teilnehmer, Ort und Ablauf eine eindeutige berufliche Veranlassung begründen und keinen Raum für wesentliche private Gründe lassen.

Können Geschäftspartner zum Weihnachtsessen eingeladen werden?

Die Bewirtung von Geschäftspartnern ist geschäftlich veranlasst und fällt somit unter das anteilige Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Demnach sind 30 % der als angemessen geltenden Aufwendungen nicht abziehbar. Rückt das Essen in den Hintergrund, weil die Geschäftspartner beispielsweise zum Essen ins Varieté eingeladen werden, handelt es sich nicht mehr um eine Bewirtung. Steht der Gesamtpreis in einem offensichtlichen Missverhältnis zum Wert der verzehrten Speisen und Getränke, sind die Aufwendungen aufzuteilen. Der Teil, der auf die Unterhaltung entfällt, gilt als unangemessene Aufwendungen der Lebensführung und unterliegt dem Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG. Die ertragsteuerliche Nichtabziehbarkeit führt zum Versagen des Vorsteuerabzugs.

 

 

2. Forderungsverjährung

 

Besteht die Gefahr, dass alte Forderungen zum Jahresende verjähren?

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Sie beginnt in der Regel mit Ablauf des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von seinem Anspruch wusste oder hätte wissen müssen. Der Termin für die Forderungsverjährung ist demnach immer der 31. Dezember. Folglich drohen mit Ablauf des 31. Dezember 2015 sämtliche Forderungen, die in 2012 entstanden sind, zu verjähren.

Was muss getan werden, um die Verjährung zu vermeiden?

Rechtlich wird das Hinausschieben der Verjährungsfrist „Hemmung“ genannt und kann am einfachsten dadurch erreicht werden, dass bis zum Jahresende ein Mahnverfahren (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB) eröffnet wird. Ein einfaches Schreiben an den Schuldner reicht dazu nicht aus. Hierzu muss ein Mahnbescheid (online) beantragt werden, der keiner Begründung bedarf. Das hierfür zuständige zentrale Mahngericht der Bundesländer Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen befindet sich in Aschersleben. Die Hemmung endet in diesem Fall sechs Monate nach der Beendigung des Verfahrens (§ 204 Abs. 2 BGB).

Wichtig: anders als im Steuerrecht führt eine Verjährung nicht automatisch zum Erlöschen einer Forderung. Der Schuldner muss sich auf die Verjährung berufen, um mögliche Konsequenzen, wie zum Beispiel einen negativen Schufa-Eintrag, zu vermeiden.

Welche steuerlichen Besonderheiten sind bei der Forderungsverjährung zu beachten?

Besonderheiten gelten vor allem bei Forderungen zwischen Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH) und ihren Gesellschafter-Geschäftsführern. Wenn eine GmbH absichtlich Forderungen gegen den Gesellschafter verjähren lässt, liegt laut BFH-Beschluss vom 9. Februar 2015 (I B 32/14) eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Das bedeutet, dass der Aufwand aus der Forderungsausbuchung bei der GmbH für steuerliche Zwecke wieder hinzugerechnet und versteuert werden muss (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Gleiches droht, wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer alte Gehaltsforderungen trotz Verjährung an sich auszahlt. Hier scheitert es am erforderlichen Fremdvergleich, da ein ordentlicher und gewissenhafter (Fremd)Geschäftsführer der GmbH von der Einrede der Verjährung Gebrauch gemacht hätte. Damit ist die Auszahlung der verjährten Gehaltsverbindlichkeiten allein durch das Gesellschaftsverhältnis veranlasst und als verdeckte Gewinnausschüttung dem Gewinn der GmbH wieder hinzuzurechnen.

 

 

3. Archivierungsfristen

 

Welche gesetzlichen Archivierungsfristen laufen zum 31. Dezember 2015 aus?

Alle Jahre wieder herrscht nach dem Jahreswechsel hohe Betriebsamkeit in den Archiven. Die Unterlagen des abgelaufenen Jahres werden eingelagert und alte Unterlagen werden vernichtet. Dabei ist oft unklar, welche Unterlagen vernichtet werden dürfen. Die wichtigsten Archivierungsfristen sind in der Abgabenordnung, dem Umsatzsteuergesetz und dem Handelsgesetzbuch geregelt. Dabei gilt: Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen sind zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Archivierungsfristen beginnen mit Ablauf des Jahres, in dem das Dokument entstanden bzw. endgültig fertiggestellt worden ist. Zum 31. Dezember 2015 enden damit die Archivierungsfristen für den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2004, wenn dieser im Jahr 2005 fertiggestellt, sprich festgestellt worden ist. Handelsbriefe, wie zum Beispiel Angebote, Lieferscheine, Arbeitsverträge oder E-Mails, dürfen bei einer sechsjährigen Archivierungsfrist ab dem 1. Januar 2016 vernichtet werden, wenn sie im Jahr 2009 oder früher erstellt wurden.

Gibt es Ausnahmen von den Archivierungsfristen?

Die Verpflichtung zur Archivierung läuft unabhängig der oben genannten Fristen nicht ab, solange für einen Geschäftsvorgang noch Steuern festgesetzt werden können. Das bedeutet, dass für steuerliche Zwecke die Festsetzungsfristen (§§ 169-171 AO) maßgebend sind. Von hoher praktischer Relevanz sind die Fälle, in denen gegen das Finanzamt ein gerichtliches oder außergerichtliches Rechtsbehelfsverfahren läuft. Denn während das teilweise Jahrzehnte andauernde Verfahren nicht abgeschlossen ist, läuft die Festsetzungsfrist nicht ab, da die Steuern noch jederzeit geändert werden können. Für eine abschließende Steuerfestsetzung wäre es höchst hinderlich, wenn die relevanten Unterlagen in der Zwischenzeit vernichtet worden sind.