Elektronische Aufzeichnungen & Bürokratieentlastung BEG III

Elektronischen Aufzeichnungen – nicht nur Thema bei Kassen

Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle werden regelmäßig mit Hilfe eines elektronischen Systems erfasst. Für die Finanzverwaltung sind dabei nicht nur die Buchführungssysteme interessant, sondern die Datenvorsysteme (DAVOS) rücken zunehmend in den Fokus. Dazu gehören u.a. die Warenwirtschaft, Taxameter und Kassen.

Bei den Kassen erfolgte in den letzten Jahren eine Verschärfung der Rechtslage.

Deshalb ist zukünftig das elektronische Aufzeichnungssystem (u. a. Kasse) und die digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen.

Bei einem Einsatz solcher Systeme sind der Finanzverwaltung folgende Daten mitzuteilen:

a) Name des Steuerpflichtigen
b) Steuernummer des Steuerpflichtigen
c) Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
d) Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
e) Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
f) Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
g) Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
h) Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten.

In Presse und Praxis stehen Kassen im Fokus der Betrachtung. Der Wortlaut des Gesetzes erwähnt allerdings nicht explizit „Kassen“ nicht sondern beschreibt allgemein die elektronischen Aufzeichnungssysteme.
Wir empfehlen Ihnen deshalb dieses Thema auch bei den Warenwirtschaftssystemen aktiv anzugehen.

Das BMF veröffentliche am 06. November 2019 eine Nichtbeanstandungsregelung.

1. Zwar sind die notwendigen Anpassungen umgehend umzusetzen, jedoch wird es bis
2. September 2020 nicht beanstandet, wenn die elektronischen Aufzeichnungssysteme noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
3. Von der Mitteilung der oben genannten Punkte a – h ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit an die Finanzverwaltung abzusehen.

Unser Fazit:
Die Finanzverwaltung selbst ist zeitlich nicht in der Lage die Gesetzesänderung umzusetzen.

Bürokratieentlastung BEG III

Das BEG III ist verabschiedet, der Bundesrat hat am 8. November 2019 zugestimmt.

Die aus unserer Sicht wichtigsten Punkte haben wir zusammengestellt:

• elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, ein elektronisches Meldeverfahren soll die Einreichung des Krankenscheins ersetzen
• Pauschalierung der Lohnsteuer für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer
• Bei der Archivierung elektronisch gespeicherter Steuerunterlagen beträgt die Pflicht, bei einem Wechsel der Software nur noch fünf statt zehn Jahre lang die alten Systeme vorzuhalten, wenn die Daten noch auf einem Datenträger vorhanden sind
• die umsatzsteuerlichen Kleinunternehmergrenze steigt von 17.500,00 € auf
  22.000,00 € Vorjahresumsatz
• Abschaffung der Verpflichtung zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung für Neugründer

Neben den o.g. Punkten wurden bei der Lohnsteuer einige Beträge geringfügig angepasst. Der erste Punkt wird bis zur stabilen Einführung des Systems in den Lohnbüros noch einmal zu Mehrarbeit führen.

Beim letzten Punkt möchten wir Sie darauf hinweisen, dass die Neugründer dennoch nicht von der zeitnahen Aufzeichnung ihrer Geschäftsvorfälle befreit sind, was diesen Punkt aus unserer Sicht ins Leere laufen lässt. Zeitnah bedeutet für die Finanzverwaltung zwischen „quasi sofort“ bei Bargeschäften bis zu einigen Wochen bei der Verbuchung der unbaren Vorfälle.