Erbschaftsteuer, Aufbewahrungsfristen

1. Erbschaftsteuergesetz ist teilweise verfassungswidrig

Bund und Länder müssen nach dem Urteil des Bundesverfassungsgerichtes vom 17. Dezember 2014 das Gesetz überarbeiten. Die bevorzugenden Regelungen für Betriebsvermögen verstoßen nach der Rechtsauffassung der Richter gegen den Gleichheitsgrundsatz. Insbesondere wird die fehlende Prüfung der Bedürftigkeit von großen Unternehmen kritisiert.

Es besteht jetzt die Rechtsunsicherheit, ab wann die neuen Regelungen gelten werden. Dabei steht dem Gesetzgeber die Zeit zwischen dem 17. Dezember 2014 bis zum 30. Juni 2016 zur Verfügung.

Wird bis zum 30. Juni 2016 bei Bund und Ländern keine Einigkeit erzielt, würde die Erhebung der Erbschaftsteuer nicht mehr möglich sein. Das wäre zwar schön, ist aber völlig unwahrscheinlich.

Die Verfassungshüter betrachten es auch für notwendig, dass kleine Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern fünf Jahre lang 400% oder sieben Jahre 700% der ursprünglichen Lohnsummen zahlen sollen. Dann ist eine Entlastung von der Erbschaftsteuer zulässig.

Für Betriebsvermögen wird es voraussichtlich weiterhin Sonderregelungen geben. Jedoch werden Unternehmensübertragungen im Wege der Schenkung oder Erbschaft zukünftig höher besteuert, wenn im Betrieb nicht investiertes Kapital (Verwaltungsvermögen) vorhanden ist. Bisher konnte dieses Vermögen einen unschädlichen Anteil von 50% erreichen. In Vorbereitung auf die neue gesetzliche Regelung können Sie mit Ihrem Steuerberater Möglichkeiten ausarbeiten, wie dieses Verwaltungsvermögen sinnvoll reduziert werden kann.

 

2. Weiterhin keine Änderung bei den Aufbewahrungsfristen

Alljährlich im Januar ist wieder die Zeit, Platz in den Archiven zu schaffen und anhand der Aufbewahrungsfristen nach § 147 der Abgabenordnung Akten zu vernichten.

Die Aufbewahrungszeiträume haben Bund und Länder – entgegen ihrer Ankündigung – auch im Jahr 2014 nicht verändert.

Es ist zu beachten, dass die 10jährige Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, indem die letzten Arbeiten am betreffenden Wirtschaftsjahr erfolgt sind. So erstellen Sie Ihren Jahresabschluss für 2014 im Jahr 2015. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Jahres 2015 und Sie dürfen die Unterlagen nach der derzeitigen Rechtslage für 2014 erst ab dem 01.01.2026 entsorgen.

Sie können im Jahr 2015 folgende Unterlagen vernichten:

zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

• Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 2004 und früher erfolgt ist
• Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 2004 oder früher aufgestellt worden sind sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten) aus dem Jahr 2004

sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

• Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2008 oder früher (§ 41 Abs. 1 EStG)
• empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2008 und früher
• sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2008 oder früher

 

Bei elektronischen Buchführungssystemen müssen während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar und lesbar gemacht werden können.

Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, die bisherigen Daten in das neue System zu übernehmen oder die dafür verwendeten Programme und die Hardware für den Zugriff auf die alten Daten, gegebenenfalls in einer virtuellen Umgebung, weiter vorzuhalten.

Bitte beachten Sie die §§ 169, 170 der Abgabenordnung. Danach ist die Vernichtung von Unterlagen, unabhängig von den oben dargestellten Aufbewahrungsfristen, nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Ihr Steuerberater kann Ihnen hierzu sicher Auskunft geben.