Hinweise zum Umgang mit elektronischen Rechnungen

1. Hinweise zum Umgang mit elektronischen Rechnungen

Elektronische Medien sind im privaten und betrieblichen Alltag ständig präsent. Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden die komplizierten Anforderungen (z. B. die elektronische Signatur) an elektronische Rechnungen so konsequent beseitigt, dass diese von großen Unternehmen bis zu kleinen Betrieben problemlos und kostengünstig erstellt werden können. Dennoch sind Besonderheiten zu beachten:

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts hat der Rechnungsempfänger zu gewährleisten (§ 14 UStG). Der Rechnungsempfänger hat die Identität des Rechnungsausstellers zu prüfen und sicher zu stellen, dass die vom Umsatzsteuergesetz geforderten Angaben in der Rechnung unverändert gespeichert werden.

Die neuen GoBD stellen hohe Anforderungen an die Unveränderbarkeit und die Archivierung.

Der Unternehmer hat durch innerbetriebliche Kontrollverfahren nachzuweisen, dass die vorgenannten Voraussetzungen (Echtheit, Unversehrtheit) erfüllt werden. Dabei erwartet die Finanzverwaltung keine neuen Prozesse und Dokumentationen. Sie erkennt das innerbetriebliche Kontrollverfahren als existent an, wenn alle für den Vorsteuerabzug erforderlichen Voraussetzungen auf allen Rechnungen enthalten sind. Damit ist zu erkennen, dass der Unternehmer die Belege ordnungsgemäß geprüft hat (BMF 02.07.2012).

Die elektronischen Rechnungen können in jedem beliebigen Format (z. B. Mail, txt, docx, pdf, xls) ausgestellt und archiviert werden (§ 14 Abs. 1 Satz 8 UStG). Der Rechnungsempfänger hat sicherzustellen, dass die Daten unverändert gespeichert werden. Dies ist bei fast allen Formaten problematisch, wenn sie im Mailprogramm oder im Dateisystem ihres Servers gespeichert werden. Hier muss der Unternehmer geeignete Maßnahmen treffen, dass die Unveränderbarkeit zeitnah nach dem Empfang der Rechnung sichergestellt wird. Dies ist zum Beispiel durch den Einsatz eines DMS (Dokumenten Management Systems) oder durch die Speicherung auf unveränderbare Datenträger möglich. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Aufbewahrungsfristen (10 Jahre für Rechnungen) eingehalten werden müssen. Preiswerte DVD-R oder CD-R bieten diese Frist nicht an. Sie verlieren ihre innere Struktur bereits nach wenigen Jahren. Wir empfehlen für größere Unternehmen die Archivierung auf WORM Laufwerken, in kleineren Unternehmen auf CAS Laufwerken, wenn kein DMS eingesetzt wird.

Dient eine E-Mail nur als Transportmittel (gleich einem Briefumschlag) für die beigefügte Anlage (Rechnung) und enthält sie keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so reicht es nach den GoBD Rz. 121 aus, nur die Anlage (Rechnung) aufzubewahren. Wir geben jedoch den Hinweis, dass u.a. für den Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs das Eingangsdatum nachgewiesen werden muss (elektronischer Posteingangsstempel). Somit sollten Sie E-Mails, welche nur als Transportmedium genutzt wurden, nicht löschen sondern unbedingt mit archivieren.

Nach der oben beschriebenen Vereinfachung der Anforderungen an elektronische Rechnungen ist es sinnvoll, ebenfalls ein leicht elektronisch und automatisch auswertbares Dokumentformat zu schaffen. In der Vergangenheit waren in großen Unternehmen unterschiedlichste Standards anzutreffen (z. B. EDI, ODETTE, EDITEX). Das Bundesministerium des Inneren sowie das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie haben mit verschiedenen Branchenverbändern und der Datev das ZUGFeRD Format (www.ferd-net.de) entwickelt. Die elektronischen Rechnungen in diesem Format beinhalten eine PDF-Datei, welche visuell einfach lesbar ist, sowie einen Datencontainer, der maschinell auslesbar ist.

Der entscheidende Vorteil bei diesem Format ist die Möglichkeit der automatischen Integration in die Buchhaltungssysteme, welches andere Formate (z.B. E-Mail, txt, pdf, doc, xls) nicht bieten können.

Im kommenden Artikel werden wir auf das ersetzende Scannen genauer eingehen. Zum Beispiel ist es in der Praxis kaum bekannt, dass Thermopapierbelege zwingend kopiert werden müssen. Anschließend ist die Kopie 10 Jahre aufzubewahren, der originale Thermopapierbeleg kann vernichtet werden.