Mitarbeiterbindung & Aufbewahrungsfristen

Fiskus unterstützt Mitarbeiterbindung

Der Wert der Überlassung von Firmenfahrzeugen an Arbeitnehmer gehört zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Neben der Umsetzung von direkten betrieblichen Interessen, zu welchen die Mobilität der Arbeitnehmer für betriebliche Fahrten gehören, werden oftmals mit der Fahrzeuggestellung auch private Interessen der Arbeitnehmer angesprochen und somit eine Mitarbeiterbindung an das Unternehmen erreicht.

Die Bewertung des geldwerten Vorteiles erfolgt bei PKWs mit ca. 1% des inländischen Bruttolistenpreises.

In den letzten Jahren gelangen Fahrräder, insbesondere Elektrofahrräder immer mehr in den Fokus. Neben den ökologischen Argumenten nimmt durch den geringeren Preis gegenüber einem PKW das Interesse immer mehr zu.

Die Überlassung der Elektrofahrräder unterstützt der Staat mit einer ermäßigten Bewertung des geldwerten Vorteils (Gleichlautende Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder vom 9.1.2020).

Bei einer erstmaligen Überlassung nach dem 31.12.2018 und vor dem 1.1.2031 erfolgt für 2019 die Bewertung mit 1 % der halbierten unverbindlichen Preisempfehlung im Zeitpunkt der Inbetriebnahme einschließlich der Umsatzsteuer. Ab 2020 wird nur ein Viertel der unverbindlichen Preisempfehlung im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer der Versteuerung zugrunde gelegt.

Aufbewahrungsfristen

Mit Beginn des neuen Jahres sind die Archive wieder auf die Unterlagen zu prüfen, von denen man sich trennen kann. Dies darf unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgen. Ebenso prüfen Sie bitte die neu ins Archiv eingebrachten Unterlagen auf ihre Haltbarkeit. Thermopapierbelege sind zu kopieren oder einzuscannen.

Handels- (§§ 257 ff. HGB) und Steuerrecht (§ 147 AO) sehen grundsätzlich zwei Fristen vor:

• 10 Jahre
• 6 Jahre

Vorhaben in den Gesetzgebungsverfahren, diese Fristen zu verkürzen, sind mehrmals in den vergangenen Jahren nicht umgesetzt worden. Nur der kleine Teil, der das Vorhalten der EDV für ausgedient EDV-Systeme im Rechnungswesen gilt, wurde von 10 Jahren auf fünf Jahre verkürzt.

Beachten Sie auch, dass die 10jährige Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzten Arbeiten am betreffenden Wirtschaftsjahr erfolgt sind. So erstellen Sie Ihren Jahresabschluss für 2019 im Jahr 2020. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Jahres 2020 und Sie dürfen die Unterlagen für 2019 erst ab dem 01.01.2031 entsorgen.

Sie können im Jahr 2020 folgende Unterlagen vernichten:

a) zehnjährige Aufbewahrungsfrist:

· Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 2009 und früher erfolgt ist
· Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 2009 oder früher aufgestellt worden sind sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
· Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten) aus dem Jahr 2009

b) sechsjährige Aufbewahrungsfrist:

· Lohnkonten und Unterlagen zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2013 oder früher (§ 41 Abs. 1 EStG)
· empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2013 und früher
· sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2013 oder früher

Bei elektronischen Buchführungssystemen müssen während der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar und lesbar gemacht werden können.

Bitte beachten Sie die §§ 169, 170 der Abgabenordnung. Danach ist die Vernichtung von Unterlagen, unabhängig von den oben dargestellten Aufbewahrungsfristen, nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist. Ihr Steuerberater kann Ihnen hierzu sicher Auskunft geben.