Online-Händler & unbare Kassenvorgänge
1. Hinweise für Online Händler
Als Online-Händler bezeichnen wir Gewerbetreibende, welche Waren oder Dienstleistungen ausschließlich oder teilweise über Plattformen wie zum Beispiel EBAY® oder Amazon® vertreiben.
Das Angebot von Waren und Dienstleistungen über das Internet ist längst Tagesgeschäft und keine Besonderheit mehr. Das günstige Einkaufen durch Konsumenten führt bei den Händlern zu sehr kleinen Margen. Diese können nur langfristig durchgehalten werden, wenn die Absatzmenge entsprechend hoch ist. Das führt zu sehr vielen kleinen Transaktionen, vergleichbar mit einem Supermarkt.
Supermärkte haben ein gut strukturiertes Warenwirtschaft- und Kassensystem mit daraus abgeleiteten Buchführungen.
Wie funktioniert dies jedoch bei Online-Händlern?
Hier ist zu unterscheiden zwischen Einnahmen-Überschussrechnern und bilanzierungspflichtigen Unternehmen.
Bei Einnahmen-Überschussrechnern reicht es aus, wenn die Zahlungseingänge bei Zufluss verbucht werden. Dabei ist der Gewerbetreibende wie jeder andere zur Einzelaufzeichnung der Umsätze verpflichtet. Die reine Übernahme der Summen aus einem Paypal®-Auszug reicht nicht aus. Die Gründe sind die gesetzlichen Vorgaben und das Interesse der Finanzverwaltung, diese Einzelumsätze mit den Wareneinkäufen verproben zu können. In der Praxis wird auf die Einzelaufzeichnung aus Kostengründen gern verzichtet, auch mit dem Hinweis, dass es unzumutbar sei, viele Kleinstbeträge verbuchen zu müssen. Schnell gehen die Anzahl der Verkäufe in die Tausende pro Monat.
Der bilanzierungspflichtige Händler hat noch eine weitere Hürde zu beachten. Er muss alle einzelnen Verkäufe als Forderungen erfassen und den Zahlungsausgleich gegen diese Soll-Stellung verbuchen.
Werden pro Transaktion, welche dann zwei bis drei Buchungssätze auslöst, nur wenige Cent verdient, ist eine Verbuchung von Hand nicht mehr bezahlbar. Hier muss auf die von den Plattformen angebotenen Schnittstellen für die Buchführung aufgesetzt werden.
Die Finanzverwaltung prüft immer häufiger Online-Händler. Zum einen ist sie zwischenzeitlich technisch in der Lage, zum anderen werden immer häufiger Betrugsfälle offen gelegt.
Wir empfehlen Ihnen deshalb, die Prozesse der Aufzeichnungen und Buchführungen im Unternehmen zu prüfen, wenn Sie als Online-Händler am Markt tätig sind. Wenden Sie sich an einen Steuerberater, welcher über langjährige Erfahrungen in der Betreuung dieser Mandate verfügt.
2. Umstritten: Unbare Vorgänge in der Kasse sind nicht erlaubt
Vielfach werden in der Praxis des Einzelhandels die unbaren Vorgänge aus EC- und Kreditkarten über das Kassensystem erfasst, in den Buchführungen über das Konto „Kasse“ eingebucht und über ein Transferkonto wieder ausgebucht. Somit kann der Abgleich mit dem Tagessummen-Bon sichergestellt werden.
Das BMF hat am 16. August 2017 gegenüber dem DStV e.V. klargestellt, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle getrennt voneinander zu erfassen sind. Somit habe das Kassenbuch nur für Bareinnahmen und Barausgaben zu dienen. Hält sich der Steuerpflichtige nicht daran, ist dies ein Mangel, der in Verbindung mit weiteren kleinen Mängeln zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Unserer Meinung nach war dies schon immer so. Jedoch haben sich nicht alle daran gehalten, und die Betriebsprüfungen haben dieses Thema nicht aufgegriffen. Durch die oben genannte Stellungnahme des BMF sind die Prüfer allerdings sensibilisiert.
Die Bundessteuerberaterkammer hat in einer Eingabe beim BMF am 27. April 2018 um eine Nichtbeanstandungsregelung gebeten. Es bleibt abzuwarten, wie das BMF reagiert.
Auch hier raten wir, die Verbuchung der unbaren Vorfälle aus dem Kassensystem zu prüfen und ggf. umzustellen, um Aufgriffsmöglichkeiten der Betriebsprüfung vorzubeugen.