Bis zum 31.12.2024 ist die Papierrechnung das gesetzliche vorgeschriebene Medium für die Rechnungslegung zwischen Unternehmen. Es kann davon abweichend ein anderes Medium, z.B. PDF, EDI, oder eine einfache Mail vereinbart werden.
E-Rechnung der neue Standard ab dem 01.01.2025
Unterüberschrift
Standard bis zum 31.12.2024: Papierrechnung
Standard ab dem 01.01.2025: e-Rechnung
Ab dem 01.01.2025 ist die elektronische Rechnung mit ihren zwei zulässigen Formaten ZUGFeRD oder XRechnung vorgeschrieben. Abweichend davon können die Unternehmen auch ein anderes Format bis 31.12.2026 vereinbaren, bei einem Vorjahresumsatz < 800.000 EUR bis 31.12.2027. Dieses andere Format kann dann wieder Papier, PDF usw. sein. Gänzlich befreit sich die Kleinbetragsrechnungen von derzeit < 250 EUR.
Ausnahme - umsatzsteuerfreie Leistungen
Die Abrechnung von umsatzsteuerfreien Leistungen § 4 Nr. 8 bis 29 ist von der E-Rechnung befreit. Offen ist aktuell noch die Frage des Geltungsbereiches für Kleinunternehmer.
Pflicht ab dem 01.01.2025 - e-Rechnung zu empfangen
Ab dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Dies ist grundsätzlich über eine herkömmliche E-Mail-Adresse möglich. In den kommenden Jahren werden Softwareanbieter jedoch auch alternative Übermittlungs- und Zustellwege anbieten. Daher ist es wichtig, vor der Auswahl eines geeigneten Warenwirtschaftsprogramms Rücksprache mit Ihrem Steuerberater zu halten.
e-Rechnung - Format
ZUGFeRD bedeutet „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Aktuell ist Version 2.3 der Spezifikation, die am 18. September 2024[1] veröffentlicht wurde.
ZUGFeRD, wie auch das identische französische offene E-Rechnungsformat Factur-X, binden maschinenlesbares UN/CEFACT-XML in eine menschenlesbare PDF-Dateien ein – gemäß der Richtlinie EU/2014/55 und des Standards EN16931.
Für die Erstellung von E Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) wird grundsätzlich keine sogenannte Leitweg ID benötigt. Eine Leitweg ID ist nur erforderlich, wenn eine E Rechnung an eine Behörde gestellt werden soll (sogenannte B2G Bereich).
Nutzen Sie ein ERP - oder ein Wärmewirtschaftssystem so wenden Sie sich bitte an Ihren Softwareanbieter. In diesen Systemen sind sinnvollerweise die Voraussetzungen zu schaffen, dass Sie elektronische Rechnungen beim Empfang nahtlos weiterverarbeiten können. Ebenso werden aus diesen Systemen die Ausgangsrechnungen geschrieben.
Wo müssen Sie handeln?
Datev Lösung mit integrierter e-Rechnungslösung
Falls Ihr Warenwirtschaftssystem keine e-Rechnung integriert hat oder Sie bisher WORD oder Excel für die Rechnung Schreibung nutzen, dann sollten Sie auf Datev Unternehmen online oder die die integrierte Lösung DATEV Auftragswesen next zugreifen, damit die Zusammenarbeit mit uns digital erfolgen kann.