GoBD: neue Regeln für die Finanzbuchführung
Neue Regeln für die Finanzbuchführung, die GoBD sind veröffentlicht
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) finden sich in vielen Gesetzen, Richtlinien, Urteilen, Kommentaren und Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) wieder, jedoch sind sie in keinem zentralen Gesetz zusammengefasst.
Mit dem BMF Schreiben vom 14. November 2014, veröffentlicht im BStBl. I 2014, S. 1450 ff fasst die Finanzverwaltung ihre Anforderungen an die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zusammen. Damit werden Ansichten der Finanzverwaltung als Standards festgelegt und neue Schwierigkeiten für die Unternehmen aufgebaut.
Die GoBD gelten für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen, somit für die Mehrheit der Unternehmen zum Beginn des Jahres 2015. Anders als die Bezeichnung des BMF-Schreibens vermuten lässt, gilt es nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmen, sondern auch für handels- und steuerrechtliche Einnahmen- und Überschussrechner.
Eine abschließende Festlegung der elektronisch aufbewahrungspflichtigen Unterlagen nimmt die Finanzverwaltung nicht vor, umschreibt sie jedoch mit „Vor- und Nebensystemen“, welche für die Besteuerungsgrundlagen notwendig sind. Dazu gehören u.a. Warenwirtschaft, Zahlungsverkehrssysteme, Zeiterfassungen, Lohnbuchhaltung und Dokumentenmanagement.
Genauere Angaben werden zu den Anforderungen an die Buchführung festgelegt. Entgegen der Entwicklung in der Praxis wird eine handschriftliche Kontierung auf einem Papierbeleg gefordert. Bei elektronischen Belegen können die Kontierungsangaben durch Verknüpfungen mit dem Beleg ersetzt werden.
Papierbelege sind unmittelbar nach dem Eingang im Unternehmen gegen Verlust zu sichern, elektronische Dokumente sind mit einem unveränderbaren Index zu versehen. Die Verbindung zwischen Beleg und dem Index muss über die gesamte Buchführung nachvollziehbar sein und innerhalb der Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
Wird die Buchführung durch einen Steuerberater erstellt, so sind die Verbuchungen der Belege eines Monats bis zum Ablauf des Folgemonats durchzuführen. Buchen Sie selbst im Unternehmen, sind die Fristen wesentlich kürzer. Die Finanzverwaltung stellt im BMF-Schreiben ebenfalls einen genauen Katalog zusammen, was ein Buchungssatz beinhalten muss. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, welche Medienbrüche die Finanzverwaltung in der Zukunft noch zulassen wird, damit eine Buchführung ihrer Ansicht nach ordnungsgemäß ist. Medienbrüche meint hier, dass zum Beispiel Ihre Bank die Konten elektronisch verwaltet, der Kontenausdruck auf Papier erfolgt und ihr Steuerberater die Daten wieder mit der Hand in sein elektronisches System erfasst um Ihre Buchführung zu erstellen. Dabei kommt es zu Informationsverlusten.
Das BMF-Schreiben wird sehr umfangreich in die Buchführungsprozesse in Ihrem Unternehmen eingreifen. Richten Sie diese Prozesse nicht nach den seit Anfang dieses Jahres geltenden Anforderungen ein, so kann die Finanzverwaltung im Prüfungsfalle die Buchführung verwerfen oder Risikozuschätzungen vornehmen. Wir empfehlen, bei der Erfassung der Buchführung mit einer Inhouse-Lösung, Ihren Steuerberater zeitnah zu konsultieren. Wird die Buchführung vom Steuerbüro übernommen, sind Prozesse, Verträge und Absprachen neu abzustimmen.